สอนจับมือทำ App Track งานใน Appsheet - บริหารงานแบบคนไอที

บทความนี้ผมจะมาแชร์วิธีการสร้างแอปบริหารจัดการงานง่ายๆ โดยใช้ Google Sheet และ AppSheet ครับ
โดยไอเดียนี้มาจากคำถามที่หลายๆ คนส่งมาถามผมเกี่ยวกับการบริหารจัดการงานของตัวเองครับ

ขั้นตอนที่ 1: การกำหนด Requirement
ก่อนอื่นเลย เราต้องมากำหนด requirement ของแอปเราก่อนครับ ว่าเราอยากให้แอปมีหน้าตาและฟังก์ชั่นแบบไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน และมี feature อะไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น แอปที่เราจะสร้างในวันนี้ เราอยากให้มีความต้องการดังต่อไปนี้

ให้ทุกคนเห็นงานที่ยังไม่เสร็จของตัวเองได้
สามารถเห็นสถานะของงานแต่ละงานได้
มีหน้ารายงานสรุปที่หัวหน้าสามารถดูข้อมูลได้ว่าสถานะงานของแต่ละคนเป็นยังไง

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Database บน Google Sheet
หลังจากกำหนด requirement เสร็จแล้ว เราจะมาสร้าง database บน Google Sheet กันครับ โดยเราจะสร้าง 2 ตารางคือ

ตาราง Tasks: เก็บข้อมูลเกี่ยวกับงานทั้งหมด เช่น วันที่เริ่มสร้างงาน ID ของงาน ชื่องาน รายละเอียดงาน ผู้สร้าง ผู้รับผิดชอบ สถานะงาน วันที่แก้ไขล่าสุด4
ตาราง Employee: เก็บข้อมูลของพนักงาน เช่น ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง อีเมล และรูปภาพ

ตาราง Employee (สำหรับเก็บข้อมูลของทีม)

ตาราง Task (สำหรับเก็บข้อมูลงานทั้งหมด)

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแอปด้วย AppSheet

ต่อมาเรามาสร้างแอปด้วย AppSheet ครับ โดยเชื่อมต่อกับ Google Sheet ที่เราสร้างไว้จากขั้นตอนก่อนหน้า โดยในขั้นตอนนี้เราจะทำสิ่งดังต่อไปนี้

กำหนด Type ของข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ให้ถูกต้อง
เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง Tasks และ Employee
สร้างสูตรสำหรับคำนวณค่าต่างๆ เช่น ID ของงาน อีเมลผู้สร้าง อีเมลผู้รับผิดชอบ วันที่แก้ไขล่าสุด
กำหนดเงื่อนไขในการกรอกข้อมูล
สร้าง View แสดงเฉพาะงานที่ยังไม่เสร็จ
จัดเรียงและจัดกลุ่มข้อมูล
กำหนดปุ่มและเมนู